Política de tratamiento de datos personales

01Responsable del tratamiento

Razón social

Flipp Contable

NIT

902040818

Domicilio

Medellín, Antioquia, Colombia

Teléfono

315 470 7965

Correo para datos personales

flippsas@gmail.com

Área responsable

Representación legal de Flipp Contable

El área responsable recibe, verifica y responde las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales, y coordina la gestión de incidentes de seguridad.

02Alcance y marco legal

Esta política aplica a los datos personales que Flipp trata a través de su sitio web (flippcontable.com), de sus canales de atención (correo, WhatsApp y agendamiento de demostraciones) y de la plataforma Flipp.

Se rige por la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Cualquier aspecto no previsto aquí se resuelve conforme a esas normas.

Definiciones breves

• Titular: la persona natural cuyos datos personales se tratan.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, siguiendo sus instrucciones.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

03Cuándo somos responsables y cuándo encargados

Flipp actúa como responsable de los datos que usa para su propia operación: los de visitantes y personas que nos contactan, y los de las cuentas de usuario de la plataforma (acceso, licencia, relación comercial, soporte y seguridad).

Flipp actúa como encargado de la información que nuestros clientes cargan o sincronizan para su gestión contable, tributaria o laboral: facturas, terceros, trabajadores, nóminas, extractos y documentos similares. Esa información pertenece al cliente o a la empresa que este representa, y Flipp la trata únicamente para prestar el servicio, según las instrucciones del cliente.

Si eres trabajador, proveedor o cliente de una empresa que usa Flipp, el responsable de tus datos es esa empresa. Puedes dirigirte a ella o a nosotros: si recibimos tu solicitud, la trasladaremos al responsable y colaboraremos para atenderla.

04Datos que tratamos y para qué

Visitantes del sitio y personas que nos contactan

Nombre, correo electrónico, teléfono, empresa o firma contable y el contenido de tus mensajes, cuando nos escribes por correo o WhatsApp o agendas una demostración. Los usamos para:

• Responder tus preguntas y coordinar la demostración que solicitaste.
• Enviarte información comercial sobre Flipp relacionada con tu solicitud. Puedes pedir en cualquier momento que dejemos de hacerlo.
• Preparar propuestas comerciales y, si decides contratar, iniciar la relación contractual.

Usuarios de la plataforma

• Cuenta y acceso: nombre, correo, identificador de usuario, permisos, pertenencia a firmas, estado de la licencia y sesiones. Sirven para identificarte, habilitar el servicio, administrar la relación contractual y prevenir accesos indebidos.
• Equipo y actividad técnica: identificador de instalación o equipo, fechas de acceso, eventos de sincronización, errores y registros de operaciones. Sirven para controlar sesiones y licencias, mantener la sincronización, investigar fallas y proteger el servicio.
• Facturación y soporte: datos necesarios para cobrar el servicio, emitir facturas y atender solicitudes de soporte.

Nunca te pediremos tu contraseña de Flipp ni claves de banca electrónica por correo, teléfono o mensajería.

Información que los clientes cargan en Flipp

Según los módulos que use cada cliente, Flipp puede tratar datos de empresas y terceros (NIT, nombre o razón social, contacto, perfil tributario), información contable y tributaria (facturas, CUFE o CUNE, XML, retenciones, comprobantes, declaraciones), información laboral incluida en la nómina electrónica e información bancaria contenida en extractos. Se usa exclusivamente para importar documentos, causar, calcular, conciliar, generar reportes y exportar, por cuenta y según las instrucciones del cliente.

Las credenciales de integraciones (por ejemplo, para el portal de la DIAN o un software contable) se usan solo para ejecutar las operaciones que el usuario solicita.

05Lo que nunca hacemos con los datos

• No vendemos ni arrendamos datos personales ni la información de nuestros clientes.
• No contactamos a los clientes, trabajadores o proveedores de nuestros usuarios con fines comerciales propios.
• No usamos la información de los clientes para publicidad segmentada ni para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros.
• No usamos los datos para finalidades distintas a las informadas sin avisarte antes y, cuando la ley lo exige, sin pedir tu autorización. El silencio no cuenta como aceptación.

06Datos sensibles y datos de menores

Flipp no necesita datos sensibles para abrir una cuenta ni para atender una solicitud comercial. Sin embargo, los soportes de nómina pueden contener información sensible, como datos de salud o afiliación sindical. En esos casos, el cliente debe minimizar su incorporación y contar con la autorización explícita del titular o con la excepción legal que permita su tratamiento.

Responder preguntas sobre datos sensibles es siempre facultativo, y el acceso al servicio no depende de entregarlos. Flipp se dirige a personas con capacidad para contratar. Si los documentos incluyen datos de menores de edad, solo se tratarán respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

07Proveedores, transmisiones y transferencias

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por cuenta nuestra, bajo obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado. Algunos operan fuera de Colombia, lo que implica una transmisión internacional de datos que se realiza conforme al Decreto 1074 de 2015 y al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando un cliente activa una integración con su software contable (por ejemplo, Siigo, Aliaddo, Loggro o World Office), los datos necesarios se envían a ese proveedor por instrucción del cliente y conforme a los términos que el cliente tenga con él. La DIAN recibe documentos y eventos fiscales en ejercicio de sus funciones legales.

Antes de incorporar un proveedor nuevo que trate información de clientes, se lo informaremos con al menos quince días calendario de anticipación. Solo entregaremos información a autoridades frente a un requerimiento obligatorio y limitándonos a lo exigible.

08Cookies y medición en el sitio web

El sitio flippcontable.com usa el Meta Pixel para medir visitas y la eficacia de nuestras campañas, por ejemplo, para saber cuántas personas hacen clic en «Agenda una demo». Este servicio puede usar cookies y datos de navegación (como dirección IP, navegador y páginas visitadas), sujetos también a la política de privacidad de Meta. El sitio carga tipografías desde Google Fonts, lo que implica que tu navegador se conecte a servidores de Google.

Puedes bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de tu navegador y administrar tus preferencias de anuncios en tu cuenta de Meta. El sitio seguirá funcionando sin ellas.

09Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo para evitar la pérdida, alteración, consulta o uso no autorizado de los datos. Entre ellas: comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS, permisos por usuario y por firma con acceso mínimo necesario, control de sesiones, protección de credenciales locales con los mecanismos del sistema operativo, revisión periódica de accesos privilegiados y pruebas de recuperación de respaldos.

El acceso humano de Flipp a la información de un cliente se limita a personal autorizado, ante una necesidad concreta de soporte, seguridad o cumplimiento legal, y queda registrado. Si ocurre un incidente que comprometa datos, lo comunicaremos a los afectados sin dilaciones injustificadas y lo reportaremos a la SIC en los términos legales.

10Conservación y eliminación

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para las finalidades descritas y mientras exista una obligación legal o contractual que lo justifique.

11Tus derechos como titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Flipp.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

12Cómo presentar consultas y reclamos

Escríbenos a flippsas@gmail.com, de preferencia con el asunto «Datos personales». Incluye tu nombre, documento de identidad, la calidad en que actúas (titular, causahabiente o representante), tu solicitud y un medio para responderte. En los reclamos, describe los hechos y adjunta los documentos que quieras hacer valer.

Verificaremos tu identidad con medios proporcionales, sin pedirte contraseñas ni información ajena al trámite.

Si un reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco días siguientes a su recepción; si pasan dos meses sin respuesta, se entenderá desistido. Mientras se resuelve, la información quedará marcada como «reclamo en trámite». Si no somos competentes para resolverlo, lo trasladaremos a quien corresponda en un máximo de dos días hábiles y te informaremos.

13Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 5 de octubre de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y los plazos de conservación aplicables.

Si cambiamos esta política de forma sustancial, lo publicaremos en esta página y lo comunicaremos por los canales registrados antes de que entre en vigor. Si el cambio implica una nueva finalidad que requiera autorización, la solicitaremos de forma expresa.