Documento soporte a no obligados a facturar: cómo causarlo

01Qué es el documento soporte

Para que un costo, una deducción o un IVA descontable procedan, el artículo 771-2 del Estatuto Tributario exige factura o documento equivalente. Pero hay vendedores y prestadores de servicios que no están obligados a facturar. En esas compras, el soporte lo genera el propio comprador: es el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Lo regulan el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 (DUR tributario) y la Resolución DIAN 000167 de 2021, hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025. Cuando el comprador es facturador electrónico, el documento se genera en forma electrónica, con firma, en el formato de la DIAN y con un código único llamado CUDS, y se transmite para validación.

Según el artículo 1.6.1.4.3 del DUR, entre los sujetos no obligados a facturar están, por ejemplo:

Las personas naturales no responsables de IVA de los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del ET, siempre que cumplan todas las condiciones.
Las personas naturales no responsables del impuesto nacional al consumo del artículo 512-13 del ET.
Las personas naturales que solo venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados, con ingresos brutos de esas actividades inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso.
Los bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento, entre otros.

Para las entidades financieras y algunas cooperativas, el mismo artículo 1.6.1.4.12 acepta como soporte el extracto que expiden, en los términos que allí se señalan.

02Quién debe generarlo y cuándo

Según el artículo 3 de la Resolución 000167, deben generarlo en forma electrónica y transmitirlo para validación los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y responsables de IVA, que compren bienes o servicios a sujetos no obligados a facturar y necesiten soportar costos, deducciones o impuestos descontables.

Si el comprador no es facturador electrónico, genera el documento soporte en forma física, sin transmitirlo, y lo conserva a disposición de la DIAN. La DIAN dispuso en su servicio gratuito una opción para que lo genere voluntariamente en forma electrónica.
Con no residentes fiscales no inscritos en el RUT, el requisito del NIT del vendedor se cumple con la identificación que les otorga su país de origen.
En importaciones de bienes el soporte es la declaración de importación, siempre que no se trate de operaciones con o entre usuarios de zona franca.

La solución gratuita de facturación de la DIAN incluye el documento soporte entre los documentos que se pueden elaborar, junto con la factura y la nómina.

03Requisitos del documento soporte

Según el artículo 1.6.1.4.12 del DUR y el artículo 4 de la Resolución 000167, el documento debe:

Denominación. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
Fechas. Tener la fecha de la operación y la fecha de generación del documento.
Vendedor. Contener apellidos y nombre o razón social y NIT de quien vende o presta el servicio.
Comprador. Contener apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente.
Numeración. Llevar la numeración consecutiva autorizada por la DIAN, con número, rango y vigencia.
Descripción y valores. Describir de forma específica el bien o servicio y detallar el valor total, discriminando el IVA cuando lo haya.
Requisitos electrónicos. Si el comprador es facturador electrónico: firma del emisor, formato electrónico de la DIAN y el código único CUDS.

04Plazo de transmisión a la DIAN

El artículo 2 de la Resolución 000167 permite generar el documento por cada operación o por las operaciones acumuladas en la semana con un mismo proveedor. El artículo 10 fija el plazo de transmisión según la opción que elijas:

Cómo lo generas	Cuándo se transmite	Norma
Por cada operación	En el momento en que se realiza la operación	Art. 10, num. 1
Acumulado semanal con un mismo proveedor	A más tardar el último día hábil de la semana de las operaciones	Art. 10, num. 2
Falla tecnológica de la DIAN	Hasta 48 horas desde el día siguiente a que se restablezca el servicio	Art. 11

El acumulado semanal es útil con proveedores recurrentes, como transportadores o personas que prestan servicios varias veces en la semana. Programa la transmisión antes del último día hábil para no depender de una falla de último momento.

05Notas de ajuste

Si el documento soporte tiene un error o la operación cambia, no se edita: se emite una nota de ajuste del documento soporte, que también se genera y se transmite para validación (art. 5 de la Resolución 000167). Entre otros datos, debe denominarse expresamente como nota de ajuste, llevar numeración consecutiva interna, tener su propio CUDS, su fecha de generación y referenciar el número, la fecha y el CUDS del documento que ajusta.

En la contabilidad, la nota de ajuste se registra como un movimiento que corrige o reversa el asiento original, igual que harías con una nota crédito de un proveedor.

06Cómo causarlo: ejemplo de asiento contable

Supón que una empresa contrata un servicio de mantenimiento con una persona natural no responsable de IVA, no obligada a facturar y no declarante de renta, por $1.000.000. La empresa genera el documento soporte y practica retención en la fuente por servicios.

La base mínima de retención para servicios generales en 2026 es de 2 UVT, es decir, $104.748. El pago la supera.
La tarifa para servicios generales es del 4% para declarantes y del 6% para no declarantes. Como el prestador no declara, la retención es de $60.000.

Cuenta (ilustrativa)	Débito	Crédito
5145 Mantenimiento y reparaciones	$1.000.000
236525 Retención en la fuente por servicios		$60.000
2335 Costos y gastos por pagar		$940.000
Sumas iguales	$1.000.000	$1.000.000

Los códigos son ilustrativos: usa los de tu plan de cuentas. Si el municipio aplica reteICA a la actividad, agrega la cuenta correspondiente con su tarifa. Las tarifas y bases vigentes están en la guía de retención en la fuente 2026, calculadas con la UVT 2026.

En los contratos con no residentes, el parágrafo 1 del art. 1.6.1.4.12 del DUR agrega que, para la procedencia del IVA descontable, se debe acreditar que se practicó la retención a título de IVA (numeral 3 del art. 437-2 ET) y/o a título de renta.

07Cómo automatizar su causación

Los documentos soporte que transmite una empresa quedan en el portal de facturación electrónica de la DIAN junto con sus facturas. Si llevas la contabilidad de varios clientes, el trabajo es recogerlos cada mes y causarlos con la cuenta y la retención correctas. Así lo resuelve Flipp:

Descarga. Flipp descarga el documento soporte desde la DIAN, junto con facturas, notas crédito, documento equivalente y nómina electrónica, con el certificado digital o el usuario del portal del cliente.
Clasificación. Aplica reglas por cliente, proveedor y concepto para asignar la cuenta del PUC y el centro de costo, y calcula retefuente, reteIVA y reteICA según la configuración de cada cliente.
Revisión. Revisas y ajustas cada asiento antes de exportarlo.
Exportación. Exportas al formato de tu software contable o lo envías por API a Siigo, Aliaddo, Loggro o World Office.

El mismo flujo sirve para las facturas de proveedores. Lo explicamos en causación de facturas de compra y en la página de causación automática.

08Preguntas frecuentes

¿Puedo acumular varias compras en un solo documento soporte?

Sí, si son operaciones con un mismo proveedor dentro de la misma semana. En ese caso el documento soporte se transmite a más tardar el último día hábil de esa semana. Si no acumulas, se transmite en el momento de cada operación.

¿Qué pasa si quien compra no es facturador electrónico?

Debe generar el documento soporte en forma física, sin transmitirlo a la DIAN, y conservarlo a disposición de la administración. La DIAN dispuso en su servicio gratuito una opción para que esos sujetos lo generen voluntariamente en forma electrónica.

¿Se necesita documento soporte en las importaciones de bienes?

No. En la importación de bienes el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables es la declaración de importación, siempre que no se trate de operaciones con o entre usuarios de zona franca.

¿Cómo se corrige un documento soporte con errores?

Con una nota de ajuste, que también se genera y se transmite para validación. Debe referenciar el código único (CUDS) del documento soporte que ajusta y cumplir los requisitos de contenido de la Resolución 000167 de 2021.

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09Fuentes

Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un profesional. Verifica siempre la norma vigente en las fuentes oficiales.

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