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01Qué es causar una factura de compra
La contabilidad se lleva por el principio de causación o devengo: los hechos económicos se reconocen en el periodo en que ocurren, no cuando entra o sale el dinero. Si recibiste mercancía el 28 de septiembre y la pagas el 15 de octubre, la compra pertenece a septiembre.
Causar la factura de compra es hacer ese registro. El asiento reconoce tres cosas a la vez:
- El débito al inventario, costo o gasto según lo que compraste.
- El IVA descontable, si la empresa es responsable de IVA y el impuesto cumple los requisitos para descontarse.
- Los créditos a las retenciones practicadas y a la cuenta por pagar al proveedor por el neto.
El soporte es la factura electrónica que el proveedor transmite a la DIAN o, si el proveedor no está obligado a facturar, el documento soporte que genera el comprador. En compras a crédito, los eventos de acuse de recibo en RADIAN también importan para que la factura sirva como soporte de costos y del IVA descontable.
02Cuentas del PUC que vas a usar
Estos códigos son los del Plan Único de Cuentas para comerciantes (Decreto 2650 de 1993). Tu empresa puede tener un catálogo propio con otras subcuentas; lo importante es que la regla sea la misma en todas las causaciones.
| Código | Nombre en el PUC | Uso en la causación |
|---|---|---|
| 1435 | Mercancías no fabricadas por la empresa | Compra de inventario para la venta |
| 5110 / 5135 / 5145 | Honorarios / Servicios / Mantenimiento y reparaciones | Gastos operacionales de administración |
| 2408 | Impuesto sobre las ventas por pagar | IVA descontable en una subcuenta propia (el PUC deja libres la 240801 a la 240898) |
| 236515 | Retención en la fuente: honorarios | Retefuente por honorarios |
| 236525 | Retención en la fuente: servicios | Retefuente por servicios |
| 236540 | Retención en la fuente: compras | Retefuente por compras |
| 2367 | Impuesto a las ventas retenido | ReteIVA practicado |
| 2368 | Impuesto de industria y comercio retenido | ReteICA practicado |
| 2205 | Proveedores nacionales | Por pagar en compras de bienes |
| 2335 | Costos y gastos por pagar | Por pagar en servicios (233525 honorarios, 233530 servicios técnicos) |
03Qué retenciones calcular
Antes de registrar, responde tres preguntas: ¿eres agente de retención?, ¿el pago supera la base mínima? y ¿qué condición tiene el proveedor (declarante o no, responsable de IVA o no)?
- Retefuente. En 2026 aplica en compras desde 10 UVT ($524.000) y en servicios desde 2 UVT ($105.000), por el Decreto 572 de 2025. Tarifas generales para declarantes: 2,5% compras, 4% servicios, 11% honorarios a personas jurídicas. El detalle está en la tabla de retención en la fuente 2026.
- ReteIVA. Solo si tu empresa es agente de retención de IVA (por ejemplo, gran contribuyente o designada por la DIAN) y el proveedor es responsable de IVA. La tarifa general es el 15% del IVA (art. 437-1 ET).
- ReteICA. Depende del municipio: cada acuerdo municipal define quién retiene, la base y la tarifa por actividad.
La retención en renta se calcula sobre el valor antes de IVA. El IVA general es del 19% (art. 468 ET).
04Tres ejemplos de asientos
En los tres casos el comprador es una sociedad responsable de IVA, agente de retención en renta, y el proveedor es declarante. El IVA se trata como descontable porque supone que la compra se destina a operaciones gravadas.
Ejemplo 1. Compra de mercancía con retefuente, reteIVA y reteICA
Mercancía por $4.000.000 + IVA. El comprador es gran contribuyente, así que practica reteIVA. Para el ICA usamos una tarifa ficticia de 5 por mil solo para ilustrar; la real depende del municipio.
| Cuenta | Movimiento | Cálculo |
|---|---|---|
| 1435 Mercancías | Débito $4.000.000 | Valor antes de IVA |
| 2408 IVA descontable | Débito $760.000 | $4.000.000 × 19% |
| 236540 Retención compras | Crédito $100.000 | $4.000.000 × 2,5% |
| 2367 IVA retenido | Crédito $114.000 | $760.000 × 15% |
| 2368 ICA retenido | Crédito $20.000 | $4.000.000 × 5 por mil (ficticio) |
| 2205 Proveedores nacionales | Crédito $4.526.000 | $4.760.000 − $234.000 |
| Sumas iguales | $4.760.000 = $4.760.000 | Débitos = créditos |
Ejemplo 2. Servicio de mantenimiento con retefuente
Mantenimiento de maquinaria por $1.500.000 + IVA. El comprador no es agente de reteIVA y en este caso no aplica reteICA.
| Cuenta | Movimiento | Cálculo |
|---|---|---|
| 514515 Mantenimiento: maquinaria y equipo | Débito $1.500.000 | Valor antes de IVA |
| 2408 IVA descontable | Débito $285.000 | $1.500.000 × 19% |
| 236525 Retención servicios | Crédito $60.000 | $1.500.000 × 4% |
| 233530 Servicios técnicos por pagar | Crédito $1.725.000 | $1.785.000 − $60.000 |
| Sumas iguales | $1.785.000 = $1.785.000 | Débitos = créditos |
Ejemplo 3. Honorarios a una persona jurídica
Asesoría jurídica de una firma (persona jurídica) por $2.000.000 + IVA. Retención por honorarios del 11%.
| Cuenta | Movimiento | Cálculo |
|---|---|---|
| 511025 Honorarios: asesoría jurídica | Débito $2.000.000 | Valor antes de IVA |
| 2408 IVA descontable | Débito $380.000 | $2.000.000 × 19% |
| 236515 Retención honorarios | Crédito $220.000 | $2.000.000 × 11% |
| 233525 Honorarios por pagar | Crédito $2.160.000 | $2.380.000 − $220.000 |
| Sumas iguales | $2.380.000 = $2.380.000 | Débitos = créditos |
Cuando pagues, el asiento será débito a la cuenta por pagar y crédito a bancos por el neto. Las retenciones quedan en el pasivo hasta que las declares y pagues el mes siguiente.
05Errores frecuentes
- Retener sobre el total con IVA. La retención en renta va sobre la base antes de IVA.
- Usar bases desactualizadas. Reglas con 27 UVT en compras o 4 UVT en servicios dejan de retener en pagos que sí tienen retención desde junio de 2025.
- Aplicar la tarifa de declarante sin soporte. La diferencia entre 2,5% y 3,5% en compras (o 4% y 6% en servicios) depende de la condición del proveedor.
- Causar en el periodo equivocado. La factura recibida en los últimos días del mes se queda por fuera del cierre y el IVA descontable se va al periodo siguiente.
- Causar dos veces el mismo documento. Pasa cuando la factura llega por correo y también por la descarga de la DIAN. Controla por CUFE o por número y NIT.
- Tercero mal registrado. Un NIT errado en la causación termina en errores en la información exógena.
06Cómo funciona la causación automática
Con decenas o cientos de facturas al mes, el trabajo manual es el cuello de botella. La causación automática parte de los documentos electrónicos ya validados por la DIAN y les aplica reglas:
- Descarga. Flipp descarga de la DIAN los documentos electrónicos (nueve tipos, incluida la nómina electrónica) con el certificado digital o el usuario del portal. Si aún lo haces a mano, revisa cómo descargar facturas electrónicas de la DIAN.
- Reglas. Para cada proveedor o concepto defines la cuenta del PUC, el centro de costos y las retenciones (retefuente, reteIVA y reteICA).
- Asiento. Con esas reglas se arma el asiento de cada documento, como los de los ejemplos anteriores.
- Exportación. Los asientos se exportan a 20 formatos de software contable o se envían por API a Siigo, Aliaddo, Loggro y World Office. Tenemos guías para Siigo y World Office.
El contador sigue revisando: las reglas resuelven lo repetitivo y dejan a la vista lo que necesita criterio.
07Preguntas frecuentes
¿Qué significa causar una factura de compra?
Es registrar en la contabilidad el gasto, costo o inventario y la cuenta por pagar en el periodo en que se recibe el bien o el servicio, aunque el pago se haga después. En el mismo asiento se registran el IVA descontable y las retenciones practicadas.
¿La retención en la fuente se calcula sobre el valor con IVA?
No. La retención a título de renta se calcula sobre el valor antes de IVA. La retención de IVA, cuando aplica, se calcula sobre el IVA de la factura, con la tarifa general del 15% del artículo 437-1 del Estatuto Tributario.
¿En qué cuenta registro el IVA descontable?
En la cuenta 2408, impuesto sobre las ventas por pagar. El PUC de comerciantes deja libres las subcuentas 240801 a 240898, así que cada empresa define su propia subcuenta para el IVA descontable.
¿Qué cuenta uso para la retención de compras?
La 236540, retención en la fuente por compras. Para servicios se usa la 236525, para honorarios la 236515, para la retención de IVA la 2367 y para la retención de industria y comercio la 2368.
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- Decreto 2650 de 1993: Plan Único de Cuentas para comerciantes (gestor normativo CREG)
- Decreto 572 de 2025: bases mínimas de retención
- Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 (normograma DIAN)
- Estatuto Tributario, arts. 437-1 y 437-2 (Secretaría del Senado)
- Estatuto Tributario, art. 468 (Secretaría del Senado)
- Resolución DIAN 000238 de 2025: UVT 2026
- Resolución DIAN 000085 de 2022: RADIAN
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un profesional. Verifica siempre la norma vigente en las fuentes oficiales.