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Causación automática en World Office: cómo importar las compras

Causación · 7 minutos de lectura Actualizado el 5 de octubre de 2026

Para no digitar compras en World Office tienes tres vías: la causación automática de documentos DIAN que World Office Cloud anuncia en su plan Enterprise, las plantillas de Excel para importar documentos de compras y la API de World Office Cloud. Si atiendes muchos clientes, también puedes causar fuera con reglas y retenciones y llegar a World Office con el archivo listo o por API.

01Qué ofrece World Office para registrar compras

Según la información pública de World Office, estas son sus opciones para que las compras lleguen a la contabilidad sin digitarlas una por una:

OpciónQué haceDónde aplica
Causación automática de documentos DIAN«Tus compras electrónicas recibidas en la DIAN se convierten en factura de compra automáticamente».World Office Cloud, plan Enterprise
Plantillas de ExcelOrganizas en Excel documentos de compras, notas de contabilidad, terceros o cuentas y los importas.Centro de descargas de World Office
API de World Office CloudUn sistema externo se conecta a los módulos de terceros, compras, contabilidad y cuentas por pagar, entre otros.World Office Cloud, versión Enterprise

En la misma página de planes, World Office marca algunas funciones relacionadas, como el acuse automático de facturas a crédito, con la etiqueta «Muy pronto». Antes de decidir tu flujo, confirma con World Office qué está disponible en tu plan.

02World Office y World Office Cloud

World Office tiene una versión que se instala (en su sitio aparecen los instaladores y los planes de escritorio) y una versión en la nube, World Office Cloud, con planes Cloud POS, Pyme Plus y Enterprise. Las opciones de importación no son iguales en ambas:

  • World Office Cloud concentra la causación automática de documentos DIAN y la API en el plan Enterprise. En todos los planes permite importar desde Excel terceros, productos y saldos iniciales con plantillas guiadas.
  • Para importar documentos, incluidas las compras, World Office publica plantillas de Excel en su centro de descargas, el mismo sitio donde están los instaladores.

Para un contador con varios clientes esto importa: el mismo proceso de causación tiene que terminar en formatos distintos según la versión que use cada cliente.

03Cómo importar compras con plantillas de Excel

El centro de descargas de World Office publica plantillas para «organizar la información» que se quiere importar desde Excel. Para compras hay varias: encabezados, encabezados con movimiento de inventario y variantes con lotes, tallas y colores, seriales u otra moneda. Para el registro contable hay plantillas de nota de contabilidad con encabezados y detalles contables.

  1. Descarga la plantilla adecuada. Usa la de documentos de compras si la compra mueve inventario, o la de nota de contabilidad si solo necesitas el asiento.
  2. Prepara terceros y cuentas. Los proveedores y las cuentas del asiento deben existir en World Office. También hay plantillas para importarlos.
  3. Diligencia la información. Nombre de la empresa, tipo y número de documento, cuentas, valores débito y crédito, o ítems, cantidades y valores unitarios, según la plantilla.
  4. Importa y valida. Carga el archivo en World Office y revisa que los documentos queden con el tercero, las cuentas y los valores correctos.
El trabajo pesado no es la importación sino llenar la plantilla: leer cada factura, decidir la cuenta, calcular retenciones y digitar. Eso es lo que conviene automatizar.

04Cuándo conviene causar fuera de World Office

Si una empresa usa World Office Cloud Enterprise y lleva su propia contabilidad, la función nativa puede cubrir lo que necesita. Un flujo complementario tiene sentido cuando:

  • Atiendes varios clientes con versiones o planes distintos de World Office, o con otros programas.
  • Necesitas reglas por cliente para la cuenta, el centro de costo y las retenciones según el proveedor y el concepto.
  • Quieres revisar el asiento completo, con retefuente, reteIVA y reteICA, antes de que llegue al software.
  • Manejas más tipos de documento que las facturas de compra: notas crédito, documentos soporte, documentos equivalentes y nómina electrónica.

El proceso contable de base está en causación de facturas de compra.

05Cómo funciona con Flipp

Flipp prepara la causación y la entrega a World Office en el formato que corresponda a cada cliente.

  1. Importa el PUC y los terceros desde el software contable, para causar con las mismas cuentas y terceros que ya existen en World Office.
  2. Descarga desde la DIAN los nueve tipos de documento de cada cliente (facturas y notas crédito emitidas y recibidas, documento soporte, documento equivalente y nómina electrónica) con certificado digital o usuario del portal. También puedes cargar XML, ZIP, Excel o PDF.
  3. Clasifica con reglas por cliente, proveedor y concepto, con centro de costo, y calcula retefuente, reteIVA y reteICA según la configuración del cliente.
  4. Revisa y ajusta cada asiento antes de exportar.
  5. Exporta o envía. Generas el archivo en formato World Office o World Office Cloud, o lo envías por API a World Office.

El mismo proceso sirve si otros clientes usan Siigo, ContaPyme, Helisa u otro de los 20 formatos disponibles. Más detalle en la página de causación automática y en la guía para Siigo.

06Controles antes de importar a World Office

  1. Completitud. Cruza las compras contra el listado de documentos recibidos en la DIAN. El paso a paso está en cómo descargar facturas electrónicas de la DIAN.
  2. Terceros y cuentas. Verifica que existan en World Office con el mismo NIT y código antes de importar.
  3. Retenciones. Revisa bases y tarifas con la retención en la fuente 2026.
  4. Eventos en compras a crédito. El art. 616-1 del ET exige el acuse de recibo y el recibo del bien para que la factura soporte costos e IVA descontable. Ver eventos RADIAN.
  5. Una sola vía. Si usas la causación nativa de World Office Cloud y además importas archivos, define cuál es la oficial para no duplicar facturas.

07Preguntas frecuentes

¿World Office Cloud convierte las compras de la DIAN en facturas de compra?

Según su página de planes, World Office Cloud ofrece en el plan Enterprise la función Causación automática de documentos DIAN, que convierte las compras electrónicas recibidas en la DIAN en facturas de compra. Confirma con World Office la disponibilidad en tu plan.

¿Se pueden importar compras a World Office desde Excel?

Sí. World Office publica en su centro de descargas plantillas de Excel para importar documentos de compras, notas de contabilidad, terceros, cuentas contables y saldos iniciales, entre otros.

¿World Office tiene API para registrar compras?

World Office Cloud tiene una API con módulos de terceros, ventas, compras, inventarios, contabilidad, cartera y cuentas por pagar. Según su portal para desarrolladores, está disponible para la versión Enterprise.

¿Flipp exporta a World Office de escritorio y a World Office Cloud?

Sí. Flipp genera la causación en el formato de World Office y en el de World Office Cloud, y también puede enviarla por API a World Office.

Llega a World Office con las compras ya causadas

Flipp descarga las facturas de tus clientes desde la DIAN, las causa con tus reglas y retenciones y las exporta en formato World Office o World Office Cloud, o las envía por API.

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08Fuentes

World Office y World Office Cloud son marcas de sus respectivos titulares. Su mención no implica alianza ni respaldo. Las funciones de World Office se describen según su información pública, consultada el 5 de octubre de 2026, y pueden cambiar.

Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un profesional. Verifica siempre la norma vigente en las fuentes oficiales.

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