Cómo descargar facturas electrónicas de la DIAN

01Qué puedes descargar del portal de la DIAN

Todas las facturas electrónicas de venta pasan por la validación previa de la DIAN antes de entenderse expedidas (art. 616-1 del Estatuto Tributario). Por eso el portal de facturación electrónica guarda el registro de lo que una empresa emitió y de lo que le emitieron sus proveedores, y desde ahí puedes obtener dos cosas distintas:

Un listado de documentos emitidos y recibidos en un rango de fechas, que se exporta a Excel. Sirve para saber qué existe en la DIAN y cruzarlo con la contabilidad.
La consulta de cada documento validado, que puedes buscar por su código único (CUFE).

Para un contador esto tiene dos usos frecuentes: verificar que todas las compras del mes quedaron causadas y preparar la información de cierres, declaraciones y exógena. Si lo que buscas es registrar esas compras, revisa también la guía de causación de facturas de compra.

02Cómo ingresar al portal de facturación electrónica

El acceso está en dian.gov.co, en la sección de factura electrónica. El portal tiene dos ambientes: Habilitación, para registro y pruebas, y Facturando electrónicamente, que es el de operaciones reales. Para descargar documentos usa el segundo, cuya dirección de ingreso es catalogo-vpfe.dian.gov.co.

Elige cómo vas a ingresar. La página de acceso ofrece las opciones Empresa, Persona, No Facturador y Certificado, además de Buscar Documento para consultas puntuales. La opción Administrador es para funcionarios de la DIAN.
Como empresa. Selecciona el tipo de documento del representante legal y escribe el NIT de la empresa y el número de documento del representante. Luego haz clic en Entrar.
Como persona natural. Selecciona el tipo de documento (cédula de ciudadanía o de extranjería), escribe el número y haz clic en Entrar.
Abre el enlace que llega al correo. Cuando los datos se validan y se comprueba que no eres un robot, el sistema envía un mensaje con un enlace para ingresar. En el ingreso como empresa, ese correo llega al representante legal.
Con certificado digital. Si la empresa tiene certificado, eliges la opción Certificado, seleccionas el certificado y aceptas, sin depender del correo.

Si llevas la contabilidad de varias empresas, cada ingreso depende del correo del representante legal o del certificado de ese cliente. Acuerda con anticipación cómo vas a acceder, sobre todo en semanas de cierre.

03Paso a paso: consultar y exportar emitidas y recibidas

Dentro del portal, la consulta se hace desde la sección de documentos. Los nombres de los menús cambian con las actualizaciones del portal, así que guíate por la función más que por la etiqueta exacta.

Abre la sección de documentos. Ahí encuentras por separado los documentos enviados (los que la empresa emitió) y los recibidos (los que le emitieron).
Define el periodo. Elige el rango de fechas que vas a revisar, normalmente el mes que estás cerrando.
Filtra si lo necesitas. Según la DIAN, la búsqueda puede hacerse por CUFE, ID del documento, código QR, periodo de tiempo y NIT.
Exporta el listado a Excel. La descarga puede llegar comprimida en un archivo ZIP que contiene el Excel.
Cruza el listado con la contabilidad. Compara las facturas recibidas con las compras causadas y las emitidas con las ventas registradas. Las diferencias son las facturas pendientes por causar o por revisar.

Si el listado trae notas crédito u otros documentos electrónicos además de facturas, sepáralos por tipo antes de cruzar, para no tratar una nota crédito como una compra nueva.

04Cómo consultar una factura por su CUFE

El CUFE es el código único de cada factura electrónica y aparece en su representación gráfica, junto con un código QR que lleva a la factura validada. Para consultar un documento puntual no necesitas iniciar sesión:

Entra a Buscar Documento. Está en la misma página de acceso del portal (catalogo-vpfe.dian.gov.co).
Escribe el CUFE o UUID y el NIT del emisor o del receptor del documento.
Haz clic en Buscar. El portal muestra el documento si fue validado.

Esta consulta es útil para confirmar que una factura que te entregó un proveedor de verdad fue validada, o como punto de partida para hacer seguimiento a sus eventos RADIAN, como el acuse de recibo.

05Dónde están el XML y el PDF de cada factura

El listado de Excel no trae los archivos de las facturas. El soporte de cada compra es la factura electrónica, y su entrega funciona así según la DIAN: el emisor envía al correo de recepción del adquirente un archivo ZIP con el XML (llamado AttachedDocument) y, si lo incluye, la representación gráfica en PDF. Ese envío por correo tiene un tamaño máximo de 2 MB.

El XML es el archivo que contiene los datos estructurados: emisor, receptor, conceptos, valores, impuestos y CUFE. Es el que lee un software para causar.
El PDF es la representación gráfica. Sirve para leer la factura, pero no reemplaza al XML.

En la práctica, conservar los ZIP organizados por cliente y por mes, y cruzarlos contra el listado de la DIAN, es la forma de saber que no falta ningún documento.

06Límites del proceso manual

El portal funciona bien para consultar una empresa de vez en cuando. Para una firma que maneja muchos clientes aparecen fricciones conocidas:

Un ingreso por empresa. Cada cliente requiere su propio acceso, con el enlace en el correo del representante legal o con su certificado digital.
Listados, no archivos. El Excel dice qué existe, pero los XML hay que reunirlos aparte, desde el correo de recepción de cada cliente.
Trabajo repetitivo. Descargar, descomprimir, renombrar y cruzar se repite cada mes y por cada NIT, justo en las semanas del calendario tributario con más vencimientos.
Varios tipos de documento. Además de facturas hay notas crédito, documentos soporte, documentos equivalentes y nómina electrónica, y cada uno se trata distinto en la contabilidad.

07Cómo automatizar la descarga masiva

Automatizar la descarga consiste en que un software haga por ti el ingreso al portal y la recolección de documentos, cliente por cliente. Así funciona en Flipp:

Conexión por cliente. Flipp se conecta al portal de la DIAN con el certificado digital o con el usuario del portal de cada empresa.
Nueve tipos de documento. Descarga facturas emitidas y recibidas, notas crédito emitidas y recibidas, documento soporte, documento equivalente y nómina electrónica.
Otros archivos. Si ya tienes documentos guardados, puedes importar XML, ZIP, Excel o PDF.
Historial y PDF consolidado. Cada descarga queda en un historial, y puedes generar un PDF consolidado de los documentos.
Causación. Con los documentos descargados, Flipp clasifica cada factura al PUC con reglas por cliente, proveedor y concepto, aplica las retenciones y deja todo listo para revisar antes de exportar a tu software contable. El detalle está en la página de causación automática.

El criterio sigue siendo tuyo: puedes revisar y ajustar cada clasificación antes de exportar.

08Preguntas frecuentes

¿Se pueden descargar las facturas recibidas de la DIAN sin ser facturador electrónico?

La página de ingreso del portal tiene una opción para quienes no son facturadores, además de las de empresa, persona y certificado digital. En cualquier caso, cualquier persona puede consultar un documento puntual con la opción Buscar Documento, usando el CUFE y el NIT del emisor o del receptor.

¿El Excel que exporta la DIAN reemplaza el XML de la factura?

No. El Excel es un listado que sirve para saber qué se emitió y qué se recibió en un periodo y para cruzarlo con la contabilidad. El soporte de cada operación sigue siendo la factura electrónica, cuyo XML llega en el ZIP que envía el emisor.

¿A qué correo llega el enlace para entrar al portal?

Según la guía de ingreso de la DIAN, cuando se ingresa como empresa el sistema envía el enlace al correo del representante legal. Por eso, si llevas la contabilidad de varios clientes, necesitas coordinar ese acceso con cada uno o usar su certificado digital.

¿Qué documentos descarga Flipp desde la DIAN?

Nueve tipos: facturas emitidas y recibidas, notas crédito emitidas y recibidas, documento soporte, documento equivalente y nómina electrónica. La conexión se hace con el certificado digital o con el usuario del portal de cada cliente.

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09Fuentes

Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un profesional. Verifica siempre la norma vigente en las fuentes oficiales.

Cómo descargar facturas electrónicas de la DIAN (emitidas y recibidas)