Formato 1001 de exógena: conceptos, cuantías y errores

01Qué es el formato 1001

El formato 1001, "Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas", es el reporte más extenso de la información exógena. Lo regula el artículo 20 de la Resolución DIAN 000162 de 2023 (compilado en la Resolución 000227 de 2025), y para el año gravable 2025 se presenta en la versión 10.

En él se informa, por cada beneficiario, el nombre o razón social, la identificación, la dirección y el país de residencia, junto con:

Los pagos o abonos en cuenta (devengo) que constituyen costo o deducción o dan derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles.
Los pagos o abonos en cuenta que no se solicitan fiscalmente como costo o deducción.
Las retenciones practicadas o asumidas a título de renta, IVA y timbre.

Fíjate en la palabra devengo: el formato se arma con lo causado en el año según el concepto contable, no con el flujo de caja.

02Quién lo presenta

Lo presentan los obligados de los numerales 4, 5, 6, 7 y 9 del artículo 1 de la resolución. En la práctica:

Personas jurídicas con ingresos brutos superiores a 2.400 UVT en 2025 o en 2024 (para 2025, más de $119.517.600).
Personas naturales con ingresos brutos superiores a 11.800 UVT en 2025 o en 2024 y rentas de capital o no laborales por más de 2.400 UVT en 2025.
Agentes de retención y autorretenedores en renta, IVA o timbre durante 2025.
Establecimientos permanentes y entes públicos no declarantes.

Un detalle importante: quienes están obligados por ser agentes de retención deben reportar la totalidad de sus pagos o abonos en cuenta, se les haya practicado retención o no. Las personas naturales obligadas por el numeral 4 reportan respecto de sus rentas de capital y no laborales.

03Conceptos más usados

La resolución trae más de 80 conceptos. Estos son los que aparecen en casi cualquier empresa:

Concepto	Código	Nota
Honorarios	5002	Sin rentas de trabajo
Comisiones	5003	Sin rentas de trabajo
Servicios	5004	Sin rentas de trabajo
Arrendamientos	5005	Valor acumulado
Intereses y rendimientos causados	5006	Abonados en cuenta
Intereses y rendimientos pagados	5063	Efectivamente pagados
Compra de activos movibles	5007	Art. 60 ET
Compra de activos fijos	5008	Art. 60 ET
Aportes parafiscales (SENA, CCF, ICBF)	5010	A nombre de la entidad
EPS y riesgos laborales	5011	Incluye aporte del trabajador
Pensiones obligatorias	5012	Incluye aporte del trabajador
Impuestos solicitados como deducción	5015	Sin GMF
Gravamen a los movimientos financieros	5101	Desde el año gravable 2025
Impuesto nacional al consumo	5066	Valor del impuesto
Demás costos y deducciones	5016	Residual
Gastos pagados por anticipado	5029 a 5035	Según el tipo de gasto
Amortizaciones	5019	Monto amortizado
Costos o gastos por diferencia en cambio	5088	Con el NIT del informante

Para el año gravable 2025, la Resolución 000188 de 2024 amplió los conceptos 5089, 5090 y 5091 (compra, donación y cesión) a cuotas, partes de interés social o aportes de sociedades que no cotizan en bolsa, y creó el 5101 para el GMF.

04Cuantías menores: la regla de las 3 UVT

El valor mínimo a reportar por beneficiario es de 3 UVT del año gravable reportado. Para el año gravable 2025 eso es $149.397 (3 × $49.799). El tope se mide con lo acumulado por tercero por todo concepto, no concepto por concepto.

Suma por tercero. Si un proveedor acumula $149.397 o más sumando todos sus conceptos, se reporta identificado en cada concepto, aunque alguno por separado sea pequeño.
Agrupa lo menor. Los terceros que no llegan a ese valor se reportan en un solo registro por concepto, con identificación 222222222, razón social "CUANTÍAS MENORES", tipo de documento 43 y la dirección del informante.
Excepción de las retenciones. Todo pago sujeto a retención en la fuente se reporta identificando al tercero, sin importar su cuantía.

Reportar identificados los pagos menores es opcional: la resolución lo permite si se cumplen las especificaciones técnicas. En el exterior, las entidades se reportan con su número fiscal y tipo de documento 42; si su país no usa número fiscal, con números consecutivos desde el 444444001 y tipo de documento 43.

05Deducibles, no deducibles y retenciones

Cada registro separa el valor en dos casillas. En "pagos o abonos en cuenta deducibles" va lo que constituye costo, deducción o impuesto descontable, incluidas las compras de activos. En "pagos o abonos en cuenta no deducibles" va lo que no se solicita fiscalmente. Algunas reglas especiales:

El IVA mayor valor del costo o gasto y las retenciones de renta e IVA practicadas son de diligenciamiento obligatorio. Si no hay valor, se reporta cero.
Los aportes a EPS, fondos de pensiones y parafiscales se reportan a nombre de la entidad que los recibe. La parte del empleador va como deducible y la del trabajador como no deducible.
Los contribuyentes del Régimen Simple reportan todo en la casilla de no deducibles y cero en deducibles.
Las entidades no contribuyentes reportan el total de egresos como no deducibles.
El GMF deducible va en deducibles y el no deducible en no deducibles, siempre con el NIT del agente de retención del gravamen.

06Errores comunes en el formato 1001

Reportar salarios en el 1001. Los pagos por rentas de trabajo y de pensiones van solo en el formato 2276.
Agrupar como cuantías menores pagos con retención. Si hubo retención, el tercero va identificado aunque el pago sea pequeño.
Medir las 3 UVT por concepto. El tope se calcula con lo acumulado por tercero por todo concepto.
Dejar el GMF en el 5015. Desde el año gravable 2025 va en el 5101.
Confundir intereses causados y pagados. El 5006 recoge lo abonado en cuenta y el 5063 lo efectivamente pagado.
No cuadrar las retenciones. Las retenciones del 1001 deben cuadrar con la contabilidad y con las declaraciones de retención en la fuente del año.
Terceros mal identificados. Tipos de documento errados, direcciones incompletas o municipios que no corresponden generan rechazos o datos inexactos.

Por qué importa. El artículo 651 del Estatuto Tributario sanciona con el 0,7% las sumas reportadas con error, con un máximo de 7.500 UVT. Si corriges antes del vencimiento del plazo, no hay sanción; si lo haces después pero antes del pliego de cargos, puedes liquidarla reducida al 10%.

07Cómo prepararlo desde la contabilidad

Parte del auxiliar por tercero. Trabaja con el movimiento de gastos, costos, activos e IVA por tercero del año completo.
Homologa cuentas y conceptos. Asigna a cada cuenta del PUC su concepto del 1001. Si la causación de facturas de compra quedó bien clasificada, este paso es casi mecánico.
Aplica la regla de cuantías menores. Suma por tercero, separa los que tuvieron retención y agrupa el resto.
Cuadra. Compara totales con el balance de prueba y las retenciones con los formularios 350 del año.
Genera y prevalida. Arma el XML con la versión 10 y revísalo antes de enviarlo.

En Flipp, el 1001 se genera desde los libros o desde un balance por terceros importado, con validaciones, vista previa del XML y exportación a Excel para revisar el detalle.

08Preguntas frecuentes

¿Cuál es la cuantía menor del formato 1001 para el año gravable 2025?

Son 3 UVT del año gravable reportado. Con la UVT de 2025 ($49.799), equivale a $149.397 acumulados por tercero por todo concepto. Por debajo de ese valor los pagos se pueden agrupar con el NIT 222222222, salvo los que tuvieron retención en la fuente.

¿Los salarios se reportan en el formato 1001?

No. Los pagos por rentas de trabajo y de pensiones se reportan solo en el formato 2276. Los honorarios, comisiones y servicios del 1001 no deben incluir valores asociados a rentas de trabajo.

¿Qué código uso para el gravamen a los movimientos financieros?

Desde el año gravable 2025 el GMF tiene su propio concepto, el 5101, y no debe incluirse en el 5015 de impuestos deducibles. Se reporta con el NIT del agente de retención del gravamen.

Genera el 1001 desde los libros, no desde cero

Flipp arma los formatos de exógena con validaciones, vista previa del XML y exportación a Excel, a partir de tu contabilidad o de un balance por terceros.

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09Fuentes

Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un profesional. Verifica siempre la norma vigente en las fuentes oficiales.

Formato 1001 de exógena: qué se reporta, cuantías y errores comunes