Nómina electrónica: cómo causarla con asientos y provisiones

01Nómina electrónica y contabilidad

La nómina electrónica está regulada por la Resolución DIAN 000013 de 2021, hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025. El documento soporte de pago de nómina electrónica es mensual y, según el artículo 8, se transmite dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al que corresponden los pagos. La norma no dice si son días hábiles o calendario, así que lo prudente es no dejarlo para el último momento.

La misma resolución define ese documento como el soporte de los costos y deducciones en renta derivados de los pagos de nómina. Por eso la contabilidad y la nómina electrónica deben cuadrar: lo que causas como gasto de personal debe corresponder a lo que transmitiste.

Hay una diferencia de alcance que conviene tener clara. El documento refleja lo que se le paga al trabajador (devengados) y lo que se le descuenta (deducciones). Los aportes a cargo del empleador y las provisiones de prestaciones no salen de ese documento: los calcula la empresa para completar el asiento.

02Qué se causa cada mes

Concepto	Porcentaje y base	Norma
Salud	12,5% del salario: 8,5% empleador y 4% trabajador	Art. 204 Ley 100 de 1993
Pensión	16% del salario: 12% empleador y 4% trabajador	Art. 20 Ley 100 de 1993; Colpensiones
Riesgos laborales (ARL)	Según la clase de riesgo. Clase I: valor inicial 0,522%	Art. 2.2.4.3.5 Decreto 1072 de 2015
Caja de compensación	4%	Art. 12 Ley 21 de 1982
SENA e ICBF	SENA 2%; ICBF según su ley	Ley 21 de 1982; Ley 89 de 1988
Cesantías	8,33% de salario + auxilio de transporte (un mes por año)	Art. 249 CST
Intereses sobre cesantías	12% anual sobre las cesantías	Ley 52 de 1975; Decreto 116 de 1976
Prima de servicios	8,33% de salario + auxilio de transporte (30 días por año)	Art. 306 CST
Vacaciones	4,17% del salario (15 días hábiles por año)	Arts. 186 y 192 CST

Exoneración. Las sociedades y personas jurídicas declarantes de renta no pagan el aporte de salud del empleador, SENA ni ICBF por los trabajadores que devenguen menos de diez salarios mínimos (art. 114-1 ET). Las personas naturales empleadoras tienen el mismo beneficio si emplean dos o más trabajadores.

El auxilio de transporte no es salario, pero el artículo 7 de la Ley 1 de 1963 lo incorpora al salario solo para liquidar prestaciones sociales. Por eso entra en la base de cesantías, intereses y prima, y no en la de vacaciones, que se pagan con el salario ordinario.

03Datos del ejemplo

Empleador: sociedad declarante de renta, exonerada por el art. 114-1 ET.
Salario: $2.000.000 mensuales. Es un valor de ejemplo; suponemos que está por debajo de dos salarios mínimos, así que el trabajador tiene derecho al auxilio de transporte.
Auxilio de transporte 2026: $249.095, fijado por el Decreto 1470 de 2025.
ARL: clase de riesgo I con el valor inicial de 0,522%.
Retención en la fuente: $0, porque la base depurada no supera 95 UVT ($4.976.000). Puedes ver la tabla en retención en la fuente 2026.

Bases: aportes sobre $2.000.000; cesantías y prima sobre $2.249.095; vacaciones sobre $2.000.000.

04El asiento completo

Las cuentas son las del PUC para comerciantes (Decreto 2650 de 1993). Los valores se aproximan al peso.

Cuenta	Movimiento	Cálculo
510506 Sueldos	Débito $2.000.000	Salario del mes
510527 Auxilio de transporte	Débito $249.095	Decreto 1470 de 2025
510570 Aportes a fondos de pensiones	Débito $240.000	$2.000.000 × 12%
510568 Aportes ARL	Débito $10.440	$2.000.000 × 0,522%
510572 Aportes cajas de compensación	Débito $80.000	$2.000.000 × 4%
510530 Cesantías	Débito $187.350	$2.249.095 × 8,33%
510533 Intereses sobre cesantías	Débito $22.482	$187.350 × 12%
510536 Prima de servicios	Débito $187.350	$2.249.095 × 8,33%
510539 Vacaciones	Débito $83.400	$2.000.000 × 4,17%
237005 Aportes a EPS	Crédito $80.000	Descuento al trabajador: 4%
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones	Crédito $320.000	4% trabajador + 12% empleador
237006 Aportes a ARL	Crédito $10.440	Aporte del empleador
237010 Aportes ICBF, SENA y cajas	Crédito $80.000	Solo caja (exonerado de SENA e ICBF)
2505 Salarios por pagar	Crédito $2.089.095	$2.249.095 − $160.000 de deducciones
261005 Provisión cesantías	Crédito $187.350	Provisión del mes
261010 Provisión intereses sobre cesantías	Crédito $22.482	Provisión del mes
261020 Provisión prima de servicios	Crédito $187.350	Provisión del mes
261015 Provisión vacaciones	Crédito $83.400	Provisión del mes
Sumas iguales	$3.060.117 = $3.060.117	Débitos = créditos

El costo total del trabajador para la empresa en el mes es de $3.060.117: el salario y el auxilio ($2.249.095), los aportes a cargo del empleador ($330.440) y las provisiones ($480.582).

Algunas empresas registran las prestaciones directamente en las cuentas de obligaciones laborales (2510 cesantías consolidadas, 2515 intereses, 2520 prima y 2525 vacaciones consolidadas) en lugar de la 2610. Lo importante es aplicar el mismo criterio todos los meses y ajustar al cierre contra lo que realmente se debe a cada trabajador.

05Pagos y consolidación

Pago de la nómina. Débito a 2505 y crédito a bancos por $2.089.095.
Pago de la seguridad social. Débito a 237005, 238030, 237006 y 237010, y crédito a bancos por el total liquidado en la planilla.
Prima. Se paga la mitad a más tardar el 30 de junio y la otra mitad en los primeros veinte días de diciembre (art. 306 CST). El pago se debita contra la provisión.
Intereses sobre cesantías. Se pagan al trabajador en enero del año siguiente, o al retiro (Decreto 116 de 1976).
Ajuste anual. Al cierre se comparan las provisiones con lo que se debe a cada trabajador. Cambios de salario, ausencias o vacaciones disfrutadas generan diferencias que se ajustan.

Si hubo novedades después de transmitir (un error en un devengado, por ejemplo), la corrección se hace con las notas de ajuste al documento soporte, que la Resolución 000013 sujeta al mismo plazo del artículo 8.

06Del documento DIAN al asiento

Si tu cliente usa un proveedor de nómina electrónica, los documentos ya están en la DIAN. El trabajo del contador es convertirlos en el asiento del mes, empleado por empleado, sin volver a digitar.

En Flipp, la descarga de documentos de la DIAN incluye la nómina electrónica. El módulo de nómina la importa desde esa descarga y arma el asiento con los aportes patronales y las provisiones de cesantías, intereses, prima y vacaciones. El resultado se exporta a Contaii, Syscafé, Delta, Helisa y Siigo, o se lleva al módulo contable propio. Para compras y gastos, el mismo enfoque aplica a la causación automática.

07Preguntas frecuentes

¿Cuándo se transmite la nómina electrónica a la DIAN?

El documento soporte de pago de nómina electrónica es mensual y, según el artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021, se transmite dentro de los diez primeros días del mes siguiente al mes al que corresponden los pagos.

¿El auxilio de transporte se incluye en la base de las provisiones?

Sí para cesantías, intereses sobre cesantías y prima, porque el artículo 7 de la Ley 1 de 1963 lo considera salario para liquidar prestaciones sociales. No para vacaciones, que se pagan con el salario ordinario.

¿Qué porcentajes se usan para provisionar las prestaciones sociales?

Cesantías 8,33% y prima 8,33% sobre salario más auxilio de transporte; intereses sobre cesantías 12% anual sobre las cesantías, que equivale a provisionar el 12% de la cesantía de cada mes; y vacaciones 4,17% sobre el salario.

¿La nómina electrónica incluye los aportes del empleador?

El documento refleja los pagos al trabajador y sus deducciones. Los aportes a cargo del empleador y las provisiones de prestaciones los calcula la empresa para completar el asiento contable del mes.

La nómina de la DIAN, convertida en asiento

Flipp importa la nómina electrónica que descarga de la DIAN y arma el asiento con aportes patronales y provisiones, listo para exportar.

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08Fuentes

Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un profesional. Verifica siempre la norma vigente en las fuentes oficiales.

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